Entreprise, combien de temps faut-il garder les documents ?

Détails

Les durées légales de conservation de vos documents

 

Documents civils et commerciaux

Document à conserverDurée de conservationTexte réglementaire applicable
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale 5 ans article L110-4 du Code de commerce
Contrat conclu par voie électronique 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation article L213-1 du Code de la consommation
Correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du Code de commerce
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans article 2227 du Code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) 5 ans article L110-4 du Code de commerce
Document établi pour le transport de marchandises 5 ans article L110-4 du Code de commerce
Déclaration en douane 3 ans article 16 du règlement européen n°2913/92
Police d'assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat article L114-1 du Code des assurances
Facture clients ou fournisseurs 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du Code de commerce

 

Documents et pièces comptables

Document à conserverDurée de conservationTexte réglementaire applicable
Livres et registres comptables 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du Code du commerce
Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.) 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable article L123-22 du Code du commerce

 

Documents fiscaux

L'article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans [...] ». Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

 

Documents sociaux

Document à conserverDurée de conservationTexte réglementaire applicable
Statuts d'une société 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés article 2224 du Code civil
Compte annuels (bilan, compte de résultat et annexe) 10 ans à compter de la clôture de l'exercice article L123-22 du Code de commerce
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs 3 ans article L225-117 du Code de commerce
Rapports du gérant ou du conseil d'administration 3 ans article L225-117 du Code de commerce
Rapports des commissaires aux comptes 3 ans article L225-117 du Code de commerce
Registre des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration 5 ans à partir du dernier procès-verbal enregistré article 2224 du Code civil
Ordre et registre des mouvements de titres  5 ans à compter de la fin de leur utilisation article 2224 du Code civil

 

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

En savoir plus

Les autres droits et obligations des entreprises

source : economie.gouv.fr

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